Varstvo podatkov za program Poletno počitniško varstvo

Slovenski šolski muzej kot upravljavec s to izjavo uporabnike seznanja, katere osebne podatke obdeluje, s kakšnim namenom, na kakšni pravni podlagi, o varnostnih ukrepih ter s pravicami posameznika na tem področju.

 Izjava o varstvu osebnih podatkov

Ker sta nam varovanje podatkov in vaša zasebnost zelo pomembna, vas seznanjamo, katere osebne podatke za izvedbo pogodbe obdelujejo. Sami pa lahko podate še dodatno soglasje za obdelavo vaših osebnih podatkov za pošiljanje informacij in ponudb ter obdelavo fotografij in videoposnetkov vaših otrok za namene promocije aktivnosti Slovenskega šolskega muzeja in OE Muzeja športa.

Podatki, ki se zbirajo in uporabljajo za namene izvedbe sklenjene pogodbe s strani Slovenskega šolskega muzeja in Muzeja športa:

• Podatki o uporabniku: ime, priimek, starost, posebnosti (prehrana, alergije, drugo),
• Kontaktni podatki zakonitega zastopnika: ime, priimek, naslov, e-mail naslov, telefonska številka

Podatki se bodo zbirali in uporabljali za namene:

• Vodenje baze udeležencev za tekoče leto,
• Prijava na delavnice,
• Izvedba delavnice,
• Obveščanje o spremembah (urniki, programi,…),
• Kontaktiranje v primeru nujnosti.

Kdo obdeluje vaše osebne podatke?

Muzej športa deluje v okviru Slovenskega šolskega muzeja
Slovenski šolski muzej, Plečnikov trg 1, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: SŠM oz. upravljavec)
E-pošta: uprava@solskimuzej.si
Telefonska št. 01 251 30 24

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom člena 37 Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:
Šolski pravni servis d.o.o., Beethovnova ulica 7, Ljubljana, 1000 Ljubljana
Spletna stran: http://www.solskipravniservis.si/
Telefonska številka: 040 252525
E-pošta: info@solskipravniservis.si

Namen obdelave osebnih podatkov in pravne podlage

Upravljavec zbira in obdeluje osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:
(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

a. Privolitev

Če ne obstaja pravna podlaga, ki bi temeljila na zakonu, pogodbeni obveznosti ali zakonitem interesu, lahko upravljavec zaprosi posameznika za privolitev za obdelavo njegovih osebnih podatkov za določen namen.

Upravljavec obdeluje  osebne podatke posameznika za naslednje namene, kadar posameznik poda svojo privolitev oz. soglasje:
– ime, priimek in naslov prebivališča in e-naslov in/ali telefonska številka, kadar se posameznik prijavi na obveščanje o prireditvah in drugi ponudbi muzeja ter za pošiljanje vabil na prireditve muzeja oziroma se prijavi na organizirane dejavnosti muzeja;
– ime, priimek in e-naslov in/ali telefonska številka, kadar se posameznik prijavi preko obrazca varuhi dediščine za namen, da ga SŠM oz. MŠ kontaktira in se z njim dogovori o predaji športne dediščine;
– fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika oz. Njegovega otroka mlajšega od 15 let (npr. objava slik posameznikov na spletni strani organizacije) za dokumentiranje aktivnosti in obveščanje javnosti o delu ter dogodkih organizacije;
– druge namene, za katere posameznik poda izrecno soglasje.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo svojih osebnih podatkov ali osebnih podatkov svojega otroka mlajšega od 15 let, in kasneje ne želi, da se njegovi podatki oz. podatki otroka še naprej obdelujejo, lahko umakne oz. prekliče svojo privolitev z zahtevkom poslanim po e-pošti na naslov uprava@solskimuzej.si ali info@muzejsporta.si ali z redno pošto na naslov upravljavca. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je temeljila na privolitvi pred njenim preklicem.

b. Izvajanje pogodbe

Osebne podatke lahko obdelujemo za sklenitev in izvajanje pogodbe, na primer za prodajo vstopnic, izdelkov, najem prostorov, organizacijo dogodkov, izvedbo programov varstva otrok, itd. Če posameznik ne posreduje svojih osebnih podatkov, upravljavec ne more skleniti pogodbe niti izvesti storitev ali dostaviti blaga v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo posla. Upravljavec lahko na podlagi zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike svojih storitev obvešča o svojih storitvah, dogodkih, ponudbah, izobraževanjih in drugih dejavnostih, s pošiljanjem sporočil na njihov elektronski naslov. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali pošlje zahtevek po elektronski pošti na naslov uprava@solskimuzej.si ali info@muzejsporta.si ali po navadni pošti na naslov upravljavca.

c. Izpolnitev zakonske obveznosti

Na podlagi zakonskih določil organizacija obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar omogočata delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Organizacija v skladu z zakonskimi obveznostmi za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov vključuje tudi: Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja, Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o varstvu kulturne dediščine, Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o sistemu plač v javnem sektorju, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Zakon o zagotavljanju sredstev za nekatere nujne programe Republike Slovenije v kulturi ter drugo zakonodajo s področja kulture in šolstva.

V določenih primerih je dovoljena obdelava osebnih podatkov tudi zaradi javnega interesa. Vse veljavne predpise s tega področja najdete na spletni strani pristojnega ministrstva:

– https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-kulturo/zakonodaja/,
-https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-vzgojo-in-izobrazevanje/zakonodaja/,
– https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-visoko-solstvo-znanost-in-inovacije/zakonodaja/.

d. Zaščita življenjskih interesov

Upravljavec lahko obdeluje osebne podatke posameznika v primerih, ko je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. Npr. v nujnih primerih za zaščito življenjskih interesov posameznika lahko upravljavec poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ima za to osebo v svoji zbirki kontaktne podatke, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar upravljavec ne potrebuje posameznikove privolitve.

e. Zakoniti interes

V primeru uporabe zakonitega interesa organizacija vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo. Obdelava osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa ni dovoljena, kadar interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, prevladajo nad takimi interesi in zahtevajo varstvo osebnih podatkov.

Upravljavec lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, pridobljene iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonite dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd (za namene neposrednega trženja). Za te namene lahko uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za neposredno trženje lahko upravljavec obdeluje naslednje osebne podatke: ime, priimek, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov e-pošte. Te osebne podatke lahko za neposredno trženje upravljavec obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik pa lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstne obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil s klikom na povezavo za odjavo, ki se nahaja v prejetem sporočilu, ali pošlje zahtevek po elektronski pošti na naslov uprava@solskimuzej.si ali info@muzejsporta.si ali po navadni pošti na naslov upravljavca.

 Prijava na obveščanje

Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov. Elektronske naslove uporabnikov SŠM zbira na podlagi prostovoljnih prijav na obveščanje o prireditvah in drugi ponudbi muzeja ter prijav na organizirane dejavnosti muzeja.

Posamezniki se lahko prijavijo na obveščanje prek obrazca na spletni strani, po elektronski pošti ali z lastnoročno izpolnjeno prijavnico v muzeju. Vse veljavne prijave morajo izpolnjevati naslednje pogoje: biti morajo prostovoljne, razumljive, podane z nedvoumnim pritrdilnim dejanjem in dokazljive.

 Kako varujemo vaše podatke?

Upravljavec skrbi za varnost prostorov in sistemske programske opreme. Informacijski sistemi so zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Upravljavec ima uvedene ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave osebnih podatkov.

Posameznik je odgovoren za varno posredovanje svojih osebnih podatkov ter za točnost in verodostojnost posredovanih podatkov. Upravljavec se lahko občasno obrne na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

SŠM osebne podatke varuje skrbno in skladno z zakoni in predpisi (Zakon o varstvu osebnih podatkov – ZVOP-2, Zakon o elektronskih komunikacijah in Splošna uredba EU o varstvu podatkov – GDPR).

 Komu posredujemo vaše podatke?

Upravljavec lahko osebne podatke posameznika, ki so za to potrebni, na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovih pooblastil, ki je zapisan v pisni pogodbi in skladno z nameni, ki so opredeljeni v pogodbi. Upravljavec v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci so:

– računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
– vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve) in informacijskih sistemov;
– ponudniki e-poštnih storitev, programske opreme, storitev v oblaku.

Upravljavec vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem  so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje.

Upravljavec osebnih podatkov ne iznaša v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in oz. ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

 Kakšne so vaše pravice?

Posameznik lahko kadar koli zahteva seznanitev s svojimi osebnimi podatki v bazi SŠM (katere osebne podatke o njem SŠM hrani, na kakšni podlagi in za kakšen namen), lahko zahteva dostop do svojih podatkov (prejme kopijo), lahko zahteva popravek podatkov, poda ugovor za nadaljnjo obdelavo, zahteva prenos svojih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo, omejitev njihove obdelave ali izbris podatkov (prekliče privolitev). Po prejemu obvestila o umiku privolitve, bo upravljavec prenehal obdelovati osebne podatke za namene za katere jih je obdelovala, razen če ima upravljavec za nadaljnjo obdelavo drugo zakonito pravno podlago.

Zahtevek za seznanitev lahko uporabnih odda na več spodaj opisanih preprostih načinov.

Pri uveljavljanju pravic oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

 Kako lahko oddam zahtevek za seznanitev ali uveljavljam druge pravice?

Zahtevek za seznanitev in druge pravice lahko uporabnik poda oz. uveljavlja po e-pošti na naslov uprava@solskimuzej.si ali info@muzejsporta.si, prek pošte na naslov Slovenski šolski muzej, Plečnikov trg 1, 1000 Ljubljana ali z odgovorom na naše e-novice.

Na zahtevo posameznika bo SŠM odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), bo posameznik o tem obveščen.

Uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Upravljavec lahko zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana ali če se ponavlja. V takšnem primeru lahko organizacija zahtevo tudi zavrne.

Za potrebe uveljavljanja pravic iz tega naslova bo upravljavec od posameznika zahteval, da se identificira, kar je varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

 Koliko časa hranimo vaše podatke?

Upravljavec bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili zbrani in obdelovani.

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi osebne privolitve posameznika ali zakonitega interesa, bo hranil do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Upravljavec lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

V kolikor upravljavec podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranil toliko časa kot to predpisuje zakon.

Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju. V primeru spora med posameznikom in upravljavcem v zvezi s pogodbo, hrani upravljavec podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Izjemoma lahko upravljavec zavrne zahtevo za izbris. Razlogi iz Splošne uredbe GDPR so naslednji: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni in izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe bo upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbrisal ali anonimiziral, da jih ne bo več mogoče povezati s posameznikom.

 Spremembe politike varstva osebnih podakov

Vsaka sprememba politike varstva osebnih podatkov bo objavljena na tej spletni strani.

Z uporabo spletne strani posameznik soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov in jo sprejema.

 Uporaba fotografij in / ali videoposnetkov za promocijo muzejskih aktivnosti

Za potrebe promocije Slovenski šolski muzej in OE enota MŠ uporabljata foto in video material utrinkov s poletnega počitniškega varstva na podlagi danega soglasja. V kolikor se starši oz. zakoniti zastopniki otroka ne strinjate z uporabo fotografij in / ali video posnetkov vaših otrok namero označite že v sami prijavnici. Promocija poteka na spletni strani Slovenskega šolskega muzeja (www.solskimuzej.si) in OE Muzeja športa (www.muzejsporta.si) ter na socialnih omrežjih obeh enot (Facebook, Instagram, Tik-tok, u-tube).